Vous est-il déjà arrivé lors de vos études de devoir rendre des travaux en groupe et d’avoir des difficultés à réunir tous les membres pour des raisons de disponibilité ? Voici l’outil qui devrait mettre tout le monde d’accord !
GOOGLE DRIVE, UN OUTIL COLLABORATIF MULTIFONCTIONS
Si vous possédez déjà un compte gmail, vous n’avez rien à configurer. Il vous suffit d’aller sur la page d’accueil de google, de cliquer sur le menu déroulant comme ci-dessous puis sur Drive.
Si Gmail n’est pas votre adresse e-mail par défaut, voici un tutoriel qui vous aidera à utiliser Google Drive sans créer de compte gmail !
Les fonctions basiques de Google Drive
Stockage
- Vous disposez de 15 go à utiliser gratuitement
- De nombreux formats sont acceptés comme ceux de Microsoft (word, powerpoint, excel) – de la suite Adobe (ps, ai, id) – les fichiers pdf, ainsi que les formats audio et vidéo.
Cloud et partage de document
Une fois vos documents importés sur Google Drive, vous pourrez les retrouver à n’importe quel moment, où que vous soyez et les partager avec d’autres personnes.
Créer des documents à partir de Drive
Vous n’avez pas Microsoft Office ? Ce n’est pas un problème ! Google a créé ses équivalents plus que compatible avec Word (Google Docs), Powerpoint (Google Slides) et Excel (Google Sheets). Toutes les modifications faites sur vos documents s’enregistrent instantanément. Vous pourrez donc quitter vos fichiers sans crainte.
La fonction +++ de Google Drive
Travailler en groupe
J’ai commencé à utiliser Google Drive pour des travaux en groupe lors de mes années universitaires. En effet vous pouvez travailler en instantané sur un même fichier avec d’autres personnes ! Très utile pour voir les parties des autres membres du groupe ainsi que l’avancement du travail. Réduisez vos réunions et donnez-vous des rendez-vous en ligne !
Vous pouvez aussi entre autres :
- dialoguer en direct avec les membres de votre groupe grâce à la messagerie intégrée
- créer des notes par apport à votre contenu ou par rapport aux contenus du groupe
- limiter les actions des autres si vous êtes propriétaire du fichier
Utilisation professionnelle
Si vous travaillez à distance comme moi, pourquoi ne pas utiliser cet outil pour créer vos documents professionnels et les partager avec vos clients !
COMMENT CRÉER UN DOCUMENT PARTAGÉ
Petit tutoriel
Commencez par créer un nouveau document en cliquant sur “Nouveau”. Une petite fenêtre apparaît – sélectionnez par exemple Google Slides (Powerpoint).
Cliquez sur partager en haut à droite. Avant de pouvoir partager on va d’abord vous demander de nommer votre document, cliquez sur enregistrer. Une nouvelle fenêtre va apparaître pour pouvoir enfin partager votre document. (voir image ci-dessous)
Saisissez l’adresse des personnes avec qui vous souhaitez partager votre document. Dans l’idéal, ils détiennent un compte Gmail, si ce n’est pas le cas, montrez leur la méthode définie plus haut pour utiliser Google Drive.
Lorsque vous cliquez sur le petit crayon (voir flèche rouge image ci-dessous), vous sélectionnez ce que la personne avec qui vous allez partager le document pourra faire :
- modification : il pourra lire, commenter et faire des modifications sur le document
- commentaire : il pourra lire le document et faire des commentaires – pas de modifications possibles
- lecture : il pourra uniquement lire le document
Une fois les adresses e-mail saisies, cliquez sur “Ok” et un mail leur sera envoyé. S’ils se connectent en même temps que vous sur le document, vous pourrez les voir et communiquer avec eux directement !
A très vite !
